Coffre-fort numérique : pourquoi le choisir ?

Coffre-fort numérique : pourquoi le choisir ?

Au niveau des innovations, le coffre-fort numérique vous promet bien des avantages. Pour les entreprises, c’est l’occasion de traiter et d’archiver des documents sensibles tels que les factures, les contrats de travail ou les fiches de salaire. En plus d’éviter le papier, vous optez pour une solution de dématérialisation facile qui vous évite des tâches chronophages. En bref, voici pourquoi vous devriez y penser !

Une innovation sécurisée

Au quotidien, la gestion de l’archivage peut vite devenir un enfer. En fonction de la taille de votre entreprise, c’est une tâche chronophage qui mobilise le service administratif. Alors pour éviter de perdre du temps sur ce type de process, rien de tel que d’opter pour un coffre-fort numérique. Aussi appelé coffre-fort électronique, c’est un espace en ligne sécurisé qui permet d’archiver, d’indexer et de stocker tous vos documents.

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Il peut s’agir de devis, de factures, de fiches de salaire ou de contrats de travail. Ainsi, le service administratif ou les employés peuvent directement accéder à l’espace de manière illimité et en toute sécurité. Parfaitement conforme aux règles en vigueur, le coffre-fort numérique répond aux règles de la RGPD qui garantissent la confidentialité des documents stockés. En parallèle, il soulage le service des ressources humaines en offrant bien des avantages.

Les avantages pour les ressources humaines

Grâce au coffre-fort numérique, le service des ressources humaines ou de comptabilité peut gagner en productivité au quotidien. En effet, le coffre-fort électronique améliore la traçabilité comptable pour mieux maîtriser les délais de paiement. Par ailleurs, il simplifie l’envoi des documents d’entreprise et ouvre à une meilleure optimisation de la gestion de la trésorerie. Enfin, il facilite l’archivage, automatise la gestion documentaire et diminue les risques d’erreurs de traitement.

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Voilà pourquoi, c’est une vraie plus-value pour le service administratif qui peut se concentrer sur d’autres tâches à plus haute valeur ajoutée. Quant aux salariés, ils peuvent aisément retrouver un document sur leur espace en ligne. Cela permet de faciliter l’organisation personnelle des collaborateurs qui peuvent directement retrouver ce dont ils ont besoin au même endroit.

Des économies au programme

Enfin, le coffre-fort numérique permet aussi de réaliser des économies. Comme il dispose de ressources importantes, vous pourrez parfaitement l’utiliser pour une petite ou une grande entreprise, sans limitation. Grâce à cette solution, vous n’avez plus besoin de mobiliser une pièce entière ou de libérer de l’espace dans vos locaux. Par ailleurs, le coffre-fort numérique permet de réaliser des économies sur les consommables. Papier, encre, colle… C’est une option économique et écologique qui réduit les coûts de gestion. Il ne reste plus qu’à l’adopter ! 

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